Som virksomhed er det vigtigt at fremstå professionelt overfor kunder og leverandører, og dette inkluderer også, når man kommunikerer via e-mail. I mange tilfælde vil e-mail korrespondancen faktisk være det første indtryk, en potentiel kunde eller samarbejdspartner får af virksomheden.
Alligevel oplever vi ind imellem, at virksomheder benytter sig af e-mails, som er oprettet via en gratis mailudbyder, f.eks. gmail.com, hotmail.com el.lign.
Problem ved at bruge gratis udbydere
Èt problem ved dette er, at virksomheden kan fremstå useriøs, når den ikke har en mailadresse med eget domæne. Modtager man en mail fra virksomhedsnavn@gmail.com, virker det ikke så etableret og professionelt, som en mail der kommer fra f.eks. Kontakt@virksomhedsnavn.dk.
Et andet og måske endnu vigtigere problem er, at du som virksomhed er forpligtet til at underskrive en databehandleraftale med dine eksterne leverandører, hvis du behandler personoplysninger – og det gør de fleste i praksis, da dette også tæller mailadresser, telefonnumre o.lign. Men benytter du dig af en gratis e-mail udbyder kan det være meget svært, hvis ikke umuligt, at få dem til at underskrive en databehandleraftale, medmindre de særskilt tilbyder denne mulighed. Derudover vil du med en gratis udbyder heller ikke have det samme overblik over dit e-mail setup, og derfor heller ikke overblik over dine data og eventuelle datalæk.
Manglende administrationsmuligheder
Et tredje problem er, at du har langt færre administrationsmuligheder med en gratis e-mail. Hvis I f.eks. ønsker flere forskellige adresser tilknyttet virksomheden, er dette i praksis umuligt, medmindre I opretter en række forskellige mail-konti, og gør man det, kan det være svært at administrere adgange til disse mails, f.eks. hvis en medarbejder stopper.
Ofte kan det heller ikke lade sig gøre at sætte vigtige funktioner som autosvar og viderestilling på mailen, ligesom der sjældent er mulighed for en egentlig arkivering af e-mails.
Alt i alt giver det altså en lang række udfordringer, når du ikke har din virksomheds e-mail sat op på jeres eget domæne.
Mulige løsninger for at sikre din mail
Heldigvis findes der flere forskellige løsninger, hvor du nemt og uden de store omkostninger kan flytte dit e-mail setup over på eget domæne:
I-MAP – den billige løsning
Èn mulighed er en såkaldt IMAP-løsning, hvor du opretter mails på dit eget domæne, og dermed får en mailadresse du bedre kan styre, og i det hele taget får mere kontrol over dit mail setup. Dog giver denne løsning begrænsede muligheder ift. f.eks. kalendersynkronisering, mødeindkaldelser, kontakter mm.
Exchange-løsning – den professional løsning
En anden løsning – og typisk også den løsning, vi vil anbefale – er en Exchange-løsning (Microsoft 365). Her får du fuld kontrol over dit e-mail setup, og dertil kan du synkronisere både kalender, kontakter, mødeinvitationer mm.
Med en Exchange-løsning får du også mulighed for at lave den førnævnte databehandleraftale, og den giver dig rig mulighed for en lang række administrative funktioner som f.eks. autosvar, viderestilling osv. Her får du altså alle de muligheder, som en professionel e-mail løsning kræver.
Dertil kan en Exchange-løsning også sættes op, så den imødekommer et andet velkendt GDPR-problem.
Sikker mail – ved deling af følsomme eller fortrolige oplysninger
Når vi snakker om lovlig mail, så kommer vi ikke udenom at snakke en smule om sikker mail.
En sikker mail er en mail der er krypteret ved afsendelse så uvedkommende ikke kan læse mailen.
Hvis din virksomhed skal sende fortrolige eller følsomme personoplysninger, er det vigtigt at overveje hvordan dataene skal krypteres. Datatilsynet har vurderet at mails skal krypteres for at forebygge læk af fortrolige og følsomme personoplysninger.
At sende en almindelig mail svarer til at sende et postkort. Alle der håndterer det har muligheden for at læse hvad der står på postkortet. Ved at sende en sikker mail bliver postkortet sendt i en kuvert med vokssegl.
Kryptering er kort fortalt data der bliver lavet om til en matematisk kode som er ulæselig for dem der ikke har den rette nøgle til at ”låse” op for koden.
Når den sikre mail er landet i indbakken, lægges den på en server og det vil ofte være mailudbyders server. Nu er mailen ikke sikker mere og det betyder at man som bruger skal vurdere om man har tiltro til at mailudbyder ikke misbruger dine data og beskytter dine mails på en ordentlig måde.
To-trins bekræftelse vinder indpas da det bliver sværere at tilgå data for uvedkommende og flere mailudbydere tilbyder også at kryptere dine mails i indbakken så det kun er dig der kan læse dine mails. Det bliver også mere almindeligt at mailudbydere tilbyder at mails kan krypteres inden de afsendes til mailudbyderes server så de heller ikke kan læse den.
Kontakt os for at komme videre
Er du interesseret i, hvordan du får sat dine mails op, så de fremstår professionelt og sikkert, og desuden overholder GDPR lovgivningen, så kontakt os meget gerne. Så tager vi en snak om de forskellige muligheder og finder ud af, hvad det passer bedst til netop din virksomhed.